Hyvä sisäinen viestintä parantaa työntekijäkokemusta edistämällä organisaation avoimuutta ja auttamalla työntekijöitä saamaan itselleen tärkeää tietoa oikea-aikaisesti ja oikeista kanavista.
Toteutimme Viestintätoimisto Kaiun kanssa yhteistyössä projektin Metropolia ammattikorkeakoululle, jonka tavoitteena oli parantaa organisaation sisäistä tiedonkulkua uuden intranetin avulla.
Metropoliassa haluttiin uudistaa organisaation intraa ja miettiä samalla vaihtoehtoja uuden intra-alustan käyttöönottoon. Organisaation intra oli muuttunut ”tiedon hautausmaaksi” ja organisaation työntekijöiden ja opiskelijoiden oli vaikea löytää intrasta itselleen tärkeää tietoa. Autoimme organisaatiota kirkastamaan intran merkitystä ja roolia sisäisessä viestinnässä ja laadimme konseptin uudelle intralle.
Projektin toteutuksessa hyödynnetiin Metropolia ammattikorkeakoulun palvelumuotoiluopiskelijoiden osaamista käyttäjäymmärryksen keräämisessä. Projektissa edettiin yhteiskehittämistä hyödyntäen ja opiskelijoille ja työntekijöille järjestettiin työpajat, joiden tavoitteena oli ymmärtää eri käyttäjäryhmien tarpeita intralle ja sisäiselle viestinnälle. Käyttäjäymmärryksen ja työpajojen tulosten perusteella laadittiin prototyyppi, jota testaamalla saatiin opettajilta ja opiskelijoilta lisää ymmärrystä intralta vaadittavista ominaisuuksista.
Projektin tulokset
Projektin lopputuloksena syntyi uusi konsepti, jossa määrittelimme uuden intra-alustan roolin sisäisessä viestinnässä, tärkeimmät tekniset vaatimukset alustalle käyttäjien näkökulmasta sekä vaihtoehdot erilaisille teknisille toteutuksille (eri intra-alustojen hyödyt ja rajoitteet). Lisäksi selkeytimme pelisääntöjä sisäiselle viestinnälle ja prosesseille, jotta uuden intran käyttö olisi sujuvampaa ja tiedon löytäminen ja kohdentaminen oikeille ihmisille helpompaa.
